Vakantie? Maar wie helpt jouw klanten?
Eindelijk vakantie! Je sluit de kantoordeur achter je. Heb je gedacht aan je afwezigheidsmelder in je mailbox? En hoe zit het met je voicemail?
De ervaring leert dat de e-mail afwezigheidsberichten vaak slordig zijn en fouten bevatten. De reden hiervan kunnen we allemaal bedenken. Het is op het allerlaatste moment in de haast ingesteld. Het bericht is niet kritisch gecontroleerd. Er is geen inspiratie. Maar met fouten of onvolledige teksten sla je een flater! Ook voicemail aanpassingen tijdens een vakantie worden nogal eens vergeten. Een beller wacht dan tevergeefs en wordt niet direct teruggebeld.
Manage de verwachtingen
Zorg dat je je zaken goed regelt bij je klanten en collega’s tijdens je afwezigheid. Zowel in je mailbox als op je telefoon. Zo voorkom je ontevreden klanten en stress bij jezelf.
Ga er even voor zitten
- Stel je afwezigheidsbericht in je mailbox en op je telefoon 1 dag voor je vakantie in.
- Neem er even serieus de tijd voor.
Wat staat in je bericht?
- Benoem de einddatum van je afwezigheid, maar noem vooral het moment waarop je weer aanwezig bent.
- Positief zijn: benadruk de mogelijkheden.
- Bied een alternatief aan de beller, bijvoorbeeld:
- Boodschap inspreken, ik bel u terug na mijn afwezigheidsperiode;
- U kunt een e-mail sturen, na mijn afwezigheidsperiode beantwoord ik u;
- Verwijs door naar een collega. Tijdens periode contact opnemen met collega, inclusief vermelding van contactgegevens (let op dat je dit van tevoren wel afstemt met je collega);
- Bedank de beller voor begrip;
- Geef een persoonlijk tintje aan het bericht. Uiteraard moet dit passen bij de doelgroep.
Let verder nog op:
- Tutoyeren of vousvoyeren?;
- Bij e-mails: juiste ondertekening;
- Blijf professioneel in je berichten.
Nazorg
Uiteraard is het zaak dat je je afspraken nakomt. Neem direct na je vakantie actie op alle binnengekomen berichten. Stel ze niet uit. Zo laat je zien dat je je belofte nakomt.
Tip
Zijn je medewerkers niet creatief? Bedenk dan een standaard afwezigheidsmelding voor zowel e-mail als voicemail. Stel deze beschikbaar voor alle medewerkers. Zo is het eenvoudiger en vergeten ze het niet.