Submenu
18 januari 2016

Is e-mail altijd de juiste wijze van communiceren?

Bedenk vooraf of een e-mail de juiste communicatiewijze is voor uw bericht. Misschien past een telefoontje of een persoonlijk gesprek wel beter bij de boodschap of bij het doel dat u wilt bereiken. E-mail is een snelle korte manier, maar ook een zeer beperkte wijze van communiceren. Als u voor e-mail kiest, dan zijn hier een aantal basistips en voorbeelden voor excellent e-mailcontact:

 

  • De teksten zijn kort en hebben eenvoudig taalgebruik
  • De teksten zijn goed te begrijpen en bevatten geen jargon
  • De teksten geven de lezer een goed gevoel
  • De teksten tonen begrip en betrokkenheid van de medewerker
  • De teksten zijn taalkundig correct en de indeling is professioneel
  • De teksten bevatten zo min mogelijk twijfelwoorden
  • De mail heeft een logische opbouw (kop-romp-staart)

 

Enkele voorbeelden van het toepassen van empathie in antwoorden aan de klant in een e-mail bericht:

 

  • Wij stellen het zeer op prijs dat u de moeite heeft genomen ons te mailen.
  • Wij begrijpen uw vraag en hebben direct actie ondernomen.
  • Uw ontevredenheid begrijpen wij volkomen.
  • Wij begrijpen dat dit erg vervelend voor u is.
  • Wij hebben van u op [datum] een melding (e-mail) ontvangen. Het betreft [onderwerp brief]. Een schade is nooit leuk. Wij kunnen ons voorstellen dat dit vervelend is voor u. U mag erop rekenen dat wij dit zo goed en zo snel mogelijk voor u afhandelen.
  • Wij hebben van u een melding (e-mail) ontvangen waarin u aangeeft dat….
  • In uw e-mail van 12 april geeft u aan dat ……. Wij begrijpen heel goed dat dit voor u een vervelende situatie opleverde. Onze oprechte excuses voor het ongemak.

 

Wilt u meer weten over trainingen of workshops op het gebied van zakelijk e-mailverkeer? Klik hier, wij bellen u dan graag.

 

 

 

 

 

 

Andere interessante artikelen over klantcontact:

 

 
Nieuwsbericht delen