Submenu
02 april 2015

18 Tips voor excellent e-mailverkeer

 

Juiste wijze van communiceren?
Bedenk vooraf of een e-mail de juiste communicatiewijze is voor jouw bericht. Misschien past een telefoontje of een persoonlijk gesprek wel beter bij de boodschap of bij het doel dat je wilt bereiken. E-mail is een snelle korte manier, zeer beperkte wijze van communiceren.

Kort en zakelijk
Stelregel is dat één zin niet meer dan 65 tekens heeft. De totale e-mail bestrijkt niet meer tekst dan één beeldscherm, het is niet de bedoeling dat de ontvanger moet scrollen.

Onderwerp
Geef een e-mail altijd een onderwerp. Dit onderwerp moet uitdagend zijn en moet de lading (inhoud) dekken. Zet niet het hele onderwerp in hoofdletters of in rood. Geef ook alleen wanneer het noodzakelijk is ‘hoge urgentie’ aan uw e-mail mee. Wanneer u dit te vaak doet wordt u hierin niet meer serieus genomen.

Referentienummer
Wanneer je op een factuur, brief etc. reageert, zet dan factuurnummer, referentienummer etc in het onderwerp.

Aanhef
De aanhef is of ‘Geachte’ wanneer je de ontvanger met ‘u’ zou aanspreken of ‘Beste’ wanneer je de ontvanger tutoyeert.

Handtekening
Onderteken een e-mail met een uniforme (binnen de organisatie) handtekening. Gebruik bij interne mails geen handtekening.

Lettertype
Gebruik geen hoofdletters, uiteraard wel aan het begin van een zin, maar niet hele woorden of zinnen. Gebruik het lettertype dat binnen uw organisatie tot de huisstijl behoort (arial en univers lezen prettig omdat ze schreefloos zijn).

Structuur
Ook een e-mail heeft een kop-romp-staart. Aanhef, inleiding, middenstuk, afsluiting, handtekening.

Jargon
Vermijd vaktaal wanneer de ander deze vaktaal niet beheerst.

Laatste alinea
Evenals in een telefoongesprek krijg je de kans om in de laatste alinea relatiebeheer te plegen (‘wij wensen u…’ of  ‘zijn hiermee uw vragen beantwoord?’ of ‘wanneer u verdere vragen heeft beantwoorden mijn collega’s en ik die graag’)

 

Wanneer je een actie van de ander verwacht, zet dit dan duidelijk in de laatste alinea. (‘graag zie ik uw reactie deze week tegemoet’ of (graag hoor ik deze week van elke optie u gebruik gaat maken’ )

PS
Gebruik in een mail geen PS, dit wordt vaak niet meer gelezen. Daarnaast is de letterlijke betekening niet op een mail van toepassing.

Controle
Wanneer u de mail af heeft, lees hem dan nog één keer door voordat u op ‘verzenden’ klikt. Let op de ‘tone of voice’ en op taal- en spellingsfouten. Gebruik de spellingscontrole.

Tone of voice
Bedenk bij de ‘tone of voice’ altijd dat de lezer de e-mail interpreteert in zijn eigen gemoedstemming van dat moment. Verplaatst je dus zoveel mogelijk in de ontvanger. Wanneer je twijfelt, lat dan nog even iemand anders de mail lezen.

CC en BCC
Ben selectief met een CC; verwacht geen antwoord van iemand die u een CC stuurt en omgekeerd, stuur geen reactie indien uw een CC krijgt. Gebruik de CC niet om je in te dekken. BCC zo min mogelijk gebruiken.

Reply to all
Wanneer je een groepsmail ontvangt, kijk dan goed of het echt nodig is om ‘allen beantwoorden’ te gebruiken.

Reply
Stuur niet te vaak een reply, dus geen reply op reply op reply. Advies is: gebruik één keer, maximaal twee keer de reply en maak vervolgens een nieuwe mail aan. Knip desnoods een belangrijke alinea uit de eerste mail. Stuur bij een reply ook niet weer de bijlagen mee, de zender heeft deze immers al.

Bijlagen
Ben selectief met bijlagen. Voeg je een bijlage toe, geef deze dan een duidelijke naam. Zorg er tevens voor dat bijlagen niet te groot zijn, maak ze kleiner door te zippen.

Privé-mail
Gebruik op jouw werk e-mail niet voor privé-mail.

 

 
Nieuwsbericht delen