Submenu
16 april 2015

Voice mail, doe het netjes!

Mobiele telefonie is niet meer weg te denken en levert een aanvullende bijdrage in de bereikbaarheid van medewerkers. Dit geeft ook een extra verantwoordelijkheid voor de medewerkers om zorg te dragen voor de juiste teksten in het geval dan een beller in de voice mail komt. Wij hebben onze onderzoeksmethodiek uitgebreid om

hierover adequaat te kunnen rapporteren.

 

Hoe moet het niet?

In onze meetpraktijk waarin we de telefonische bereidbaarheid van organisaties toetsen komen we verschillende ongewenste situaties tegen, hieronder enkele voorbeelden:

 

  • De voicemail neemt het gesprek aan en je hoort een computer een telefoonnummer oplezen, er is geen persoonlijke melding ingesproken en vaak weten we niet direct zeker of we wel naar de juiste voice mail luisteren. Daarnaast klinkt dit erg onpersoonlijk en straalt weinig belangstelling uit voor de beller.

 

  • In andere gevallen krijgen we (vaak) een systeem melding in het Engels (you reached de voice mail of….), soms aangevuld met een plotseling zelf persoonlijk ingesproken naam. Dit klinkt raar en is wederom weinig persoonlijk.

 

  • Als de voice mail wel persoonlijk wordt ingesproken door de gebruiker van de mobiele telefoon is het onduidelijk of slecht verstaanbaar door te onduidelijk of te snel spreken of het inspreken van de tekst in een rijdende auto of rumoerige ruimte. Daarnaast zijn de teksten vaak ter plekke bedacht wat de kwaliteit niet ten goede komt.

 

  • Daarnaast zijn er voice mail berichten die niet de mogelijkheid bieden om iets in te spreken, dan kan je hem net zo goed uitzetten. Als klap op de vuurpijl hoorden we laatst het bericht “spreek niets in, stuur een sms of e-mail want ik luister nooit mijn voice mail af”

 

Als u op uw prive nummer er voor kiest om dit soort teksten of semi grappige teksten te gebruiken (“wij zijn er niet en onze poes Mini kan niet opnemen….”) dan moet u dit gewoon zelf weten natuurlijk. Als zakelijke gebruiker dient u zich te houden aan de richtlijnen van uw organisatie hierover zodat professionaliteit en uniformiteit is gewaarborgd. Mocht u werkgever nog niet zover zijn om hier concrete afspraken over te maken dat vindt u hieronder enkele richtlijnen over hoe u met u voice mailteksten en afhandeling van deze berichten kunt omgaan.

 

Tips voor voice mail berichten

  • Stel u voice mail altijd in
  • Spreek u voice mail altijd persoonlijk in
  • Doe dit met een tevoren bedachte tekst in een rustige omgeving
  • Spreek rustig en duidelijk
  • Begin met een groet en noem minimaal uw achternaam
  • Biedt altijd de mogelijkheid om een boodschap achter te laten
  • Zeg nooit “u spreekt met de voice mail” maar “u luistert naar de voice mail…”
  • Geef aan wat u wilt dat de beller doet (spreek u naam en telefoonnummer in)
  • Geef aan wat de beller mag verwachten van u (ik bel u in ieder geval terug)
  • Doe wat u beloofd, bel altijd binnen een dagdeel (4 uur) terug
  • Biedt een zinvol alternatief indien u langer niet bereikbaar bent (toets 1 voor het secretariaat of geef een nummer op voor spoedgevallen)
  • Bent u voor langere tijd afwezig (door ziekte of vakantie) schakel dan u toestel door naar een collega
 

 
Nieuwsbericht delen