Telecom Kosten Audit

Laat uw telecomkosten objectief onderzoeken

Het aantal aanbieders neemt toe, de concurrentie wordt groter. Hoe kunt u hiervan profiteren? U stelt eisen aan de kwaliteit maar wenst een realistische prijs voor uw interlokale en internationale telefoon- of dataverkeer. Dit geldt natuurlijk ook voor mobiele telefonie.

De Telecom kosten Audit is een onderzoek naar uw telecom in de breedste zin van het woord. Op basis van gestructureerde vragenlijsten en computeranalyses bepalen de adviseurs van Quality Support hoe het gesteld is met de kwaliteit van de ingezette telecommunicatiemiddelen en de bijbehorende telecommunicatiekosten voor zowel spraak als data.

Quality Support inventariseert de periodieke kosten en adviseert over mogelijke alternatieven. Wij adviseren niet persé de goedkoopste aanbieder maar de beste prijs / kwaliteit verhouding gegeven uw wensen en eisen ten aanzien van de kwaliteit.

Geen besparing, geen kosten

• Tevoren schatten wij de bespaarmogelijkheden in.
• Uitgangspunt is steeds dat de terugverdientijd van het onderzoek korter dan een jaar dient te zijn.
• Indien gewenst maken wij een afspraak op basis van No Cure No Pay.
• De audit is niet belastend voor uw medewerkers.
• Rapportage binnen twee weken na afloop van het onderzoek.
• Een heldere analyse met besparingsmogelijkheden.
• Voorzien van een concreet stappenplan.
• Pragmatisch en operationeel gericht.

Wij geven u tevens adviezen over hoe de mogelijkheden van de moderne telematica in uw specifieke situatie.

Telecomkosten van bedrijven

De recente economische crisis is ingrijpend en de economische omstandigheden waar bedrijven mee geconfronteerd worden, dwingen hen om kostenbewuster te zijn. Telecomuitgaven staan traditioneel in de top 3 van IT kostenposten. Aangezien de telecomuitgaven van bedrijven elk jaar stijgen en de jaarlijkse kosten per gebruiker momenteel meer dan € 1.500 bedragen, is het belangrijk om controle te krijgen over de immense bedragen die bedrijven uitgeven aan telecom.

Ezwim, Software-as-a-Service (SaaS) aanbieder van diensten om telecomkosten beheersbaar te houden en het service management te vereenvoudigen, publiceert jaarlijks de Ezwim Telecom Monitor. Doel hiervan is zowel werkgevers als werknemers bewust te maken van de noodzaak om telecomkosten inzichtelijk te maken en controle te krijgen op het gebruik van de zakelijke telefoon. Onderstaand de belangrijkste conclusies uit de laatste Telecom Monitor:

Aantal mobieltjes van de zaak neemt in 2008 toe met 13 procent, de privé-gesprekken werknemers betreffen 28 procent van de totale belkosten

Het percentage privégesprekken met de zakelijke mobiel bedraagt 28 procent van de totale zakelijke belkosten in 2008. De 28 procent vertegenwoordigt een totale kostenpost van 400 miljoen euro voor het nederlandse bedrijfsleven. Bij veel bedrijven zijn nog steeds geen richtlijnen voor privégebruik. Dit afgezet tegen het groeiende aantal zakelijke mobiele telefoons voorspelt een toename van de kosten op dit vlak. In 2008 groeide het aantal zakelijke mobiele telefoons met maar liefst 13 procent tov het voorgaande jaar.

Snelle groei dataverkeer met name door privégebruik

Hoewel de snelle groei van het dataverkeer doorzet, blijkt deze groei in Nederland achter te blijven bij landen als Duitsland en Amerika. Niettemin lijkt dataverkeer op de mobiele telefoon door de nieuwe initiatieven rond mobiel Internet in de toekomst een van de grootste kostenposten te worden. Voorlopige conclusie met betrekking tot het gebruik van databundels is dat dit voor het grootste gedeelte privédoeleinden dient. Denk hierbij aan YouTube, MSN, Twitter, sociale netwerken en het downloaden van muziek.

Top 3 SMS-dagen

Nog steeds wordt SMS-en in de zakelijke omgang minder gebruikt dan in de privé-sfeer. Het is dan ook niet verrassend dat de drie topdagen allemaal privé-gerelateerd zijn. Wel opmerkelijk is dat vrijdag de populairste dag is om te SMS-en.

1. 01-01-2008: Gelukkig Nieuwjaar
2. 24-10-2008: Bloody Friday: wereldwijde daling van beurskoersen
3. 13-6-2008: Voetbal: Nederland – Frankrijk (4-1)

Kosten internationale telefoongesprekken nemen toe

Ook in 2008 zijn de roamingkosten – de kosten voor mobiel bellen in het buitenland - naar beneden gegaan. Dit heeft echter niet als gevolg dat de totale kosten voor internationaal bellen zijn gedaald. Integendeel zelfs! De kosten per internationaal gebelde minuut is omhoog gegaan. Ook de vakantievoorkeuren komen duidelijk uit de belgegevens naar voren: tijdens de zomer wordt veruit het meest gebeld vanuit Frankrijk en in de winter vanaf de skipistes.

Een andere opvallende conclusie uit de Ezwim Telecom Monitor is dat in het bedrijfsleven het gebruik van spraak- en databundels en SIM-only abonnementen, in navolging van de consumentenmarkt, sterk toeneemt.

Vijf tips om telecomkosten te beheersen

Uit de Telecom Monitor blijkt dat telecom-kosten significant zijn en tevens jaarlijks stijgen, kortom het wordt het tijd om controle te krijgen over de immense bedragen die bedrijven uitgeven aan telecom. Ezwim geeft vijf tips waarmee bedrijven controle over hun uitgaven kunnen krijgen en onmiddellijk besparingen kunnen realiseren.

1. Krijg inzicht in telecomkosten

De eerste stap om controle te krijgen over telecomuitgaven is inzicht krijgen in telecomgebruik en de kosten die daaraan verbonden zijn binnen de organisatie. Het lijkt voor de hand liggend, maar veel bedrijven weten niet hoeveel toestellen en abonnementen in rekening worden gebracht. Inzicht hebben in telecomuitgaven - per land, per kostenplaats, per gebruiker, etc. – is cruciaal bij het identificeren van mogelijke besparingen.

2. Beter managen en voorspellen van kosten

Telecom Expense Management diensten helpen bedrijven niet alleen het meeste uit hun telecombudgetten te halen, maar helpen bovendien om de toekomstige budgetbehoeften zeer accuraat te voorspellen. Verder zijn TEM diensten een effectief middel om medewerkers te laten conformeren aan de bestaande richtlijnen voor telecomgebruik binnen een bedrijf en kan misbruik snel vastgesteld worden.

3. Geef medewerkers toegang tot de persoonlijke telecomuitgaven

Privégebruik van het zakelijke mobieltje bedraagt gemiddeld 28 procent van de kosten. Medewerkers kostenbewust maken is een belangrijke stap in het proces om hen te motiveren slimme keuzes te maken als het om telecomgebruik gaat. Internationaal gebruik van de mobiele telefoon en datakaarten dragen in hoge mate bij aan de telecomkosten van bedrijven. Inzicht in de kosten helpt medewerkers om de juiste beslissingen te nemen zoals welke buitenlandse mobiele telecom operator je het beste ter plekke kunt gebruiken. Ook helpt het als men op de hoogte is van het feit dat in het buitenland een lokale WiFi verbinding vele malen goedkoper is dan een datakaart. Dit laatste is vooral belangrijk aangezien de kosten voor datagebruik jaarlijks flink stijgen. Belangrijkste redenen hiervoor zijn het toenemende gebruik van datakaarten en de brede invoering van BlackBerries en andere smartphones binnen bedrijven.

4. Onderhandel met telecom operators gebaseerd op uw bedrijfsprofiel

Veel bedrijven vergeten stelselmatig hun rekeningen te controleren en te analyseren. Gevolg is dat men aan het einde van het jaar concludeert dat er veel meer is uitgegeven dan vooraf gebudgetteerd. Bedrijven hebben vaak geen realistisch beeld van wat ze daadwerkelijk aan telecom uitgeven. Het is daarom niet alleen belangrijk om een compleet inzicht in uw telecom profiel - in termen van kosten en gebruik van mobiel, data en roaming te hebben - maar ook van de trends daarbinnen. Deze informatie is essentieel voor het onderhandelen van goede voorwaarden bij telecom operators.

5. Maak weloverwogen beslissingen als het om telecominnovatie gaat

Beslissingen die te maken hebben met telecominnovatie worden (te) vaak gemaakt op basis van onderbuikgevoel en zijn vaak niet gebaseerd op een rationele analyse van het huidige telecomgebruik en verkeersstromen. Telecom Expense Management maakt ook informatie over telecomgebruik beschikbaar voor het bouwen van een business case voor telecominnovaties. Denk hierbij aan de invoering van VOIP. Na implementatie van een dergelijke vernieuwing kan met TEM diensten de adoptie van de innovatie en de daaraan gekoppelde kosten gemonitord worden.

Een gemiddelde organisatie kan de kosten van telecomgebruik met 15 tot 20 procent verminderen door gebruik te maken van Telecom Expense Management (TEM) diensten. TEM diensten zijn erop gericht om alle bedrijfs-telecommunicatie inzichtelijk en beheersbaar te maken. Verbeterd inzicht in en controle over de mobiele en vaste communicatiekosten van alle toestellen, leidt tot significante telecom-besparingen en een efficiëntere manier van werken. TEM services worden via het internet aangeboden als een Software-as-a-Service en biedt een schaalbare totaaloplossing die snel en zonder investeringen vooraf beschikbaar kan worden gemaakt, zonder dat er een installatie van software nodig is.

Één van de belangrijkste voordelen van TEM voor bedrijven is dat het makkelijker wordt om corporate richtlijnen op te stellen en deze vervolgens centraal en automatisch uit te rollen. De TEM service maakt het mogelijk om gedragsregels op maat te maken en te controleren voor werknemers(groepen).

En dat is nog maar het begin. Als men eenmaal de kosten en het gebruik onder controle heeft en de standaard telecom-processen geautomatiseerd zijn, zullen medewerkers productiever en efficiënter werken. Ook zal men weloverwogen beslissingen kunnen nemen met betrekking tot investeringen in nieuwe telecom technologie.

Veel bedrijven hebben geen goed inzicht in hun telecomgebruik en de daaraan verbonden kosten. Als gevolg hiervan treedt er een grote geldverspilling op. Buitensporige budgetoverschrijding komt vaak voort uit misbruik, verkeerde facturen en het ontbreken van management. In het huidige economische klimaat moeten Telecom, Procurement en Financiële Managers kiezen voor een lange termijn telecomstrategie. Dat is de enige manier waarop significante besparingen en verhoogde efficiency kunnen worden gerealiseerd.