Wilt u de mijne horen?
Submenu
01 mei 2017

Wilt u de mijne horen?

 

‘Het Nieuwe Werken’ is gelukkig niet meer weg te denken uit ons dagelijks bestaan en het geeft veel extra’s aan werkgevers en -nemers. Ontwikkelingen rondom de vaste werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van medewerker en diens management staan niet meer stil. Natuurlijk gaat dit gepaard met alle bijhorende hard- en software en de smartphone is een belangrijk onderdeel hiervan. Deze faciliteert namelijk de bereikbaarheid, maar ook de onbereikbaarheid, van uw medewerker. Deze onbereikbaarheid kan opgelost worden door een voicemail. Het is de verantwoordelijkheid van de onbereikbare medewerker om zorg te dragen voor de juiste teksten in het geval dat een beller in de voicemail komt.

 

Hoe moet het niet?

In onze meetpraktijk, waarin we de telefonische bereikbaarheid van organisaties toetsen, komen we verschillende ongewenste situaties tegen. Hieronder enkele voorbeelden:

 

  • De voicemail neemt het gesprek aan en de computer leest een telefoonnummer op. Er is geen persoonlijke melding ingesproken en vaak weten we niet direct zeker of we wel naar de juiste voicemail luisteren. Daarnaast klinkt dit erg onpersoonlijk en straalt weinig belangstelling uit voor de beller.

 

  • In andere gevallen krijgen we (vaak) een systeemmelding in het Engels (you reached the voicemail of….), soms aangevuld met een plotseling zelf persoonlijk ingesproken naam. Dit klinkt raar en is wederom weinig persoonlijk.

 

  • Als de voicemail wel persoonlijk wordt ingesproken door de gebruiker van de mobiele telefoon is het onduidelijk of slecht verstaanbaar. De oorzaak ligt bij te onduidelijk of te snel spreken. Daarnaast heeft het inspreken van de tekst in een rijdende auto of rumoerige ruimte plaatsgevonden. Bovendien zijn de teksten vaak ter plekke bedacht, wat de kwaliteit niet ten goede komt.

 

  • Een ander voorkomend verschijnsel is dat een voicemail niet de mogelijkheid biedt om iets in te spreken. Dan is het beter om hem uit te zetten. Als klap op de vuurpijl hoorden we laatst het bericht “spreek niets in, stuur een sms of e-mail want ik luister nooit mijn voicemail af”.

 

Als u op uw prive nummer er voor kiest om dit soort teksten of semi grappige teksten te gebruiken (“wij zijn er niet en onze poes Mini kan niet opnemen….”) dan moet u dit gewoon zelf weten natuurlijk.

 

Als zakelijke gebruiker dient u zich te houden aan de richtlijnen van uw organisatie, zodat professionaliteit en uniformiteit is gewaarborgd. Het kan zijn dat uw organisatie nog niet zover is om hier concrete afspraken over te maken. Dan vindt u hieronder enkele richtlijnen.

 

Tips voor voicemailberichten

  • Stel uw voicemail altijd in
  • Spreek uw voicemail altijd persoonlijk in
  • Doe dit met een tevoren bedachte tekst in een rustige omgeving
  • Spreek rustig en duidelijk
  • Begin met een groet en noem minimaal uw achternaam
  • Bied altijd de mogelijkheid om een boodschap achter te laten
  • Zeg nooit “u spreekt met de voicemail” maar “u luistert naar de voicemail…”
  • Geef aan wat u wilt dat de beller doet (spreek uw naam en telefoonnummer in)
  • Geef aan wat de beller mag verwachten van u ("ik bel u in ieder geval terug")
  • Doe wat u belooft, bel altijd binnen een dagdeel (4 uur) terug
  • Bied een zinvol alternatief indien u langer niet bereikbaar bent (toets 1 voor het secretariaat of geef een nummer op voor spoedgevallen)
  • Bent u voor langere tijd afwezig (door ziekte of vakantie) schakel dan uw toestel door naar een collega

 

Dan is de basis op orde.

 

Wilt u de mijne horen? Of gewoon een afspraak maken?

 

Bel me op telefoonnummer 0031 6 304 17 043

Godert van Walré de Bordes

Quality Support BV

 

 

 

 

 

 

 

 
Nieuwsbericht delen